Un'azienda farmaceutica appena acquisita da un nuovo gruppo, con processi di pianificazione e produzione inefficienti, errori e reclami clienti in aumento, si è affidata a Prometis per un audit strutturato. Il risultato: una gap analysis puntuale, processo per processo, che distingue le inefficienze organizzative da quelle digitali e restituisce alla direzione una base concreta su cui decidere.

Pilastro Prometis: Audit & Assessment
Settore: Farmaceutico

Il cliente

Azienda farmaceutica con sede in provincia di Roma, circa 50 milioni di euro di fatturato e circa 100 dipendenti.

(Azienda presentata in forma anonima, come per tutti i casi studio Prometis.)

La situazione di partenza

L'azienda era stata da poco acquisita da un nuovo gruppo, con l'ingresso di nuove figure apicali e di responsabilità sui processi di pianificazione e produzione. La situazione ereditata era critica: processi inefficienti, errori di produzione ricorrenti e tempi di attesa molto lunghi per i clienti, che si traducevano in reclami continui e non conformità.

L'intervento

Prometis ha condotto un'analisi ex ante dei processi, attraverso interviste strutturate ai responsabili e la presa in visione delle procedure e dei diagrammi di flusso esistenti. Il lavoro si è tradotto in una relazione di gap analysis, con proposte di intervento per ciascun processo, organizzata in tabelle che distinguono in modo esplicito le inefficienze organizzative da quelle digitali/tecnologiche.

Obiettivo dell'analisi era capire in che misura l'adozione di diverse soluzioni digitali avrebbe potuto colmare i gap rilevati, prima di indicare alla direzione una direzione di investimento. La relazione si chiude con una serie di spunti operativi per la risoluzione dei gap, da sottoporre e discutere con la direzione aziendale.

Dall'analisi sono emerse criticità ricorrenti:

• frammentazione dei dati su più sistemi e software aziendali, senza un punto di sintesi unico;
• autogestione del personale nei processi, con procedure poco standardizzate;
• scarsa comunicazione dei dati, spesso recuperati dai gestionali e risintetizzati in fogli Excel personali, non condivisi tra funzioni;
• scarsa cultura degli strumenti avanzati della qualità;
• un software gestionale non adeguato alle esigenze aziendali, giudicato farraginoso e privo di funzioni chiave (ad esempio la pianificazione a capacità infinita).

Durata e persone coinvolte

Il progetto si è sviluppato nell'arco di tre mesi, coinvolgendo i responsabili di ogni processo principale e di supporto.

I risultati

• Una fotografia puntuale della situazione «as is», condivisa e validata con i responsabili di processo.
• Proposte concrete di miglioramento dei processi, mirate ad aumentare l'affidabilità dei tempi di pianificazione della produzione e della consegna di prodotti conformi al cliente.
• L'indicazione della strada verso soluzioni centralizzate di gestione dei dati, come base per le decisioni di investimento digitale successive.

Perché conta

Questo caso mostra il valore della fase di Audit & Assessment nel metodo Prometis: prima di proporre qualunque soluzione tecnologica, capire con precisione dove nasce l'inefficienza — se nell'organizzazione, nei processi o negli strumenti digitali — e restituire alla direzione una base oggettiva e strutturata su cui decidere, invece di un'impressione generica di «cose che non funzionano».