Un'azienda familiare in forte crescita, specializzata nella costruzione di clean room per il farmaceutico, si è trovata a dover strutturare la propria organizzazione per reggere il salto dimensionale. Con l'arrivo di un nuovo direttore generale, Prometis ha analizzato tutti i processi «as is» e scritto circa 80 procedure operative, gettando le basi per la futura dashboard direzionale di KPI.

Pilastro Prometis: Strutturazione di un sistema di gestione documentato (diagrammi di flusso, procedure, basi per i KPI di processo)
Settore: Metalmeccanico — progettazione e costruzione di clean room per l'industria farmaceutica

Il cliente

Azienda metalmeccanica attiva nella progettazione e costruzione di clean room (reparti sterili) per aziende farmaceutiche. Fatturato di circa 15 milioni di euro e circa 65 dipendenti.

(Azienda presentata in forma anonima, come per tutti i casi studio Prometis.)

La situazione di partenza

Da azienda familiare, la società stava evolvendo verso una dimensione media, e la famiglia alla guida si è resa conto di non essere del tutto preparata alla nuova missione che l'attendeva. È stato inserito in organico un direttore generale proveniente da una grande realtà industriale, con il compito di ristrutturare l'organizzazione. Il direttore ha affidato a Prometis l'analisi dei processi «as is» e la stesura di circa 80 procedure per regolamentare e standardizzare altrettante attività, con l'obiettivo di migliorare l'organizzazione aziendale e porre le basi per una futura dashboard direzionale basata sui KPI.

L'intervento

Prometis ha condotto interviste strutturate con tutti i responsabili di processo, sulla base del nuovo organigramma definito dal direttore generale.

Il lavoro si è tradotto in:

• stesura delle procedure di funzionamento di ogni processo aziendale;
• diagrammi di flusso e linee guida di sintesi, pensati anche come strumento formativo per i neoassunti futuri;
• moduli di registrazione, per dare evidenza dell'esecuzione delle attività previste in ciascuna procedura.

Nella stesura delle procedure, Prometis ha inserito direttamente — sulla base della propria esperienza — migliorie organizzative, di processo e di registrazione dei dati, con l'obiettivo di preparare il terreno a una fase successiva: la digitalizzazione di questi dati sul software gestionale aziendale, per sintetizzarli negli indicatori previsti in ogni procedura e costruire un cruscotto direzionale sullo stato di salute dell'azienda, ad uso della proprietà e del management.

Durata e persone coinvolte

Il progetto si è sviluppato nell'arco di circa sei mesi, coinvolgendo tutti i process owner aziendali.

I risultati

• Una struttura organizzativa più robusta, grazie a procedure standard condivise da tutti i responsabili di processo.
• L'avvio della registrazione strutturata dei dati, che in futuro rappresenterà la base per costruire un cruscotto di KPI aziendali ad uso del processo decisionale.
• Un patrimonio documentale (procedure, diagrammi di flusso, linee guida) utile non solo al controllo dei processi ma anche alla formazione dei nuovi assunti, elemento critico in una fase di crescita del personale.

Perché conta

Questo caso mostra come il metodo Prometis accompagni il salto dimensionale di un'azienda familiare: prima si mappano e si standardizzano i processi reali (non un modello teorico calato dall'alto), poi si costruisce — passo dopo passo — l'infrastruttura di dati e KPI che permetterà, in una fase successiva, un vero controllo direzionale basato su numeri e non su percezioni.